Para muitas empresas comerciais e industriais, o estoque representa um dos ativos mais expressivos dentro do balanço. Sua escrituração deve atender às necessidades gerenciais e aos preceitos da legislação fiscal (ICMS, IPI e Imposto de Renda).
- Necessidades gerenciais
O estoque deve ser mantido em bom estado, protegidos da ação do tempo, bem como de furtos e incêndios, e conservados em boa ordem, para que sejam facilmente localizados, controlados e mobilizados no momento de sua venda ou consumo na produção.
- Legislação do ICMS e do IPI
Para a empresa que não mantém escrita contábil, o inventário deverá ser levantado em cada estabelecimento no último dia do ano-calendário e sua escrituração deverá ser efetivada no prazo de 60 dias. Inexistindo estoque, este fato deverá se mencionado no livro.
O registro no livro é destinado a arrolar as mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, existentes no estabelecimento na época do balanço, inclusive em poder de terceiros e os pertencentes a terceiros em poder do estabelecimento.
- Legislação do Imposto de Renda
As empresas deverão escriturar o inventário com observância ao sistema de tributação adotado para o Imposto de Renda, como segue:
· Lucro real trimestral: em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro;
· Lucro real anual, lucro presumido e Simples: 31 de dezembro;
· Incorporação, fusão, cisão e encerramento de atividade: na data da ocorrência do evento.
A legislação do Imposto de Renda não prescreve modelo próprio para escrituração do inventário. Caso seja utilizado o livro Registro de Inventário, exigido pela legislação do ICMS e IPI, é indispensável que sejam feitas as adaptações para atender os requisitos da legislação do Imposto de Renda.
- Prazo de conservação
O registro de inventário deverá ser conservado pelo prazo de cinco anos, no mínimo, contados de seu encerramento. Ou, pelo tempo de prescrição de eventuais ações judiciais e/ou fiscais que lhes sejam pertinentes.